【Địa điểm:】Thành phố Hồ Chí Minh
Chúng tôi, một công ty hàng đầu trong lĩnh vực thông tin kinh doanh và tài chính, đang mở rộng hoạt động tại Việt Nam và sẽ thành lập chi nhánh mới tại Thành phố Hồ Chí Minh. Chúng tôi cần tuyển một Trợ Lý Hành Chính Vùng có khả năng tổ chức cao, chủ động và tận tâm để hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo cấp cao của phòng Dữ liệu và Kỹ thuật. Nếu bạn có kinh nghiệm cung cấp hỗ trợ cho các lãnh đạo cấp cao trong môi trường làm việc nhanh nhẹn, yêu thích vai trò đa dạng và phát triển trong môi trường năng động, chúng tôi rất mong gặp bạn.
【Trách nhiệm chính】
1. Cung cấp hỗ trợ hành chính toàn diện cho các quản lý cấp cao của các phòng ban Dữ liệu và Kỹ thuật, bao gồm quản lý lịch trình, sắp xếp công tác, và giám sát các nhiệm vụ điều hành hàng ngày.
2. Liên tục cải tiến quy trình hành chính để nâng cao hiệu quả công việc trong nhóm.
3.Tổ chức sự kiện trong khu vực và quản lý hậu cần cho các hoạt động nội bộ và bên ngoài, chẳng hạn như họp toàn công ty, sắp xếp phòng họp, đi lại, chỗ ở, và đón tiếp các đối tác trong nước và quốc tế.
4.Duy trì lịch sự kiện, gửi nhắc nhở và đảm bảo kế hoạch diễn ra suôn sẻ cho các cuộc họp nội bộ và khách mời, cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc cho tất cả khách thăm.
5. Biên soạn, chỉnh sửa và phân phối báo cáo, thuyết trình, sơ đồ tổ chức và các tài liệu được yêu cầu khác. Phối hợp với các cá nhân liên quan để thu thập thông tin cần thiết và ghi lại, chia sẻ biên bản cuộc họp khi cần thiết.
6. Đóng vai trò là đầu mối liên lạc chính, đảm bảo chia sẻ thông tin kịp thời và chính xác giữa các bộ phận và đội ngũ hành chính toàn cầu. Chủ động tham gia diễn đàn hành chính toàn cầu.
7. Là điểm liên hệ chính cho các yêu cầu nội bộ và bên ngoài, đánh giá mức độ khẩn cấp và thực hiện các hành động thích hợp. Hỗ trợ bí mật cho các lãnh đạo cấp cao.
8. Hỗ trợ các dự án và nhiệm vụ theo nhu cầu, thích ứng với nhu cầu văn phòng thay đổi.
【Yêu cầu】
– Có ít nhất 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, bao gồm vai trò quản lý văn phòng hoặc trợ lý giám đốc.
– Thông thạo tiếng Anh và tiếng Việt.
– Sử dụng thành thạo bộ công cụ Google Workspace (Docs, Sheets, Slides) và Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
– Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ, khả năng quản lý nhiều nhiệm vụ, hạn chót và ưu tiên hiệu quả.